第一，注重自我修养，增强撰文的主动性。因为“‘美的规律’是一个十分重要的原则，指人类按自己内在的要求和理想对审美对象变形和加工的规律。” ［3］所以，美的创造者首先自身要美，要强化内在的美。在确定动机的阶段，要求写作者充分理解自己的工作职责，清楚地意识到随时接受领导布置的写作任务，这是自己的天职，是应该应分的工作，也是锻炼和提高自己的机会。真正把“让我写”转化为“我要写”，增强写作欲望，增强主动性，这样，撰写中的自觉意识就可以更好地发挥，撰写高质量的应用文就有了可*的前提。
第二，做好各方面准备，胜任并愉快地接受写作任务。首先要在精神上做好随时接受写作任务的准备；其次，要针对性地在如何撰写好应用文上下功夫，在能力、技巧上做好准备；再次，还要注意做好写作资料的准备，必要的情况，必要的数据，要随时随地尽量去搜集。确有需要才能胜任愉快，驾轻就熟，优质高效。
第三，树立写作目标，打造应用文精品。有一个高远的目标，才会有更高的进取欲望。应用文撰写者对每一篇应用文写作，都要认真、仔细、下足功夫。就是写一个通知，也要写得合体、合意、简洁、晓畅。这样才能在撰写时，时时有一个追求，把写作欲望提得高高的，才能更好地增强自我意识，才能真正调动自己，打造出应用文精品。
应用文写作过程中的材料工作，也要达到“合规律性”和“合目的性”的统一，即真与善的统一。对于应用文的材料来说，主要是求真、求全、求精。
第一，求真。所有的材料都应该是真实的，既是客观存在的，又是有代表性、典型性的。另外，真实也要求数据的真实，主要是数据来源有据可查，数字准确无误。
第二，求全。应用文的材料也要求丰富、全面。除有关各方面材料的搜集，还要注意相关政策法规的准备。
第三，求精。材料的使用，要精挑细选，把真正有代表性、有典型性的材料写入文章中，使之更生动、更有说服力。