航班计划由航空公司上报给空管和机场，遇有调整再行通知。简单来说，飞机在天上归空管局管，在地上由机场管。空管局负责流量控制、起降顺序等，而作为机场“大脑”的AOC与空管对接，安排登机口等前后程序，同时将信息传达到机务、地服、安保等其他部门。
为了将前一天滞留的旅客尽快疏散，长水机场4日的计划航班，达到史无前例的940架次——而机场的保障能力为700架次。
云南空管首先协调空军暂停训练飞行，释放空域。一个被广泛传播的数字是，中国可用空域仅有大约20%归民航使用，其余归军航使用。经协调后，以机场为中心、方圆120公里空域范围的可利用率，从近5成提高到9成多。
7时，云南空管局解除警报，8时过，第一架航班起飞，之后全天适航。
飞机源源不断地飞来。据机场AOC数据显示，其中一个时段同时飞回昆明的飞机多达96架，远超过民航批复的长水机场每小时52架次的高峰流量限制，中午高峰时段，同时等待降落的飞机就有30多架次，往常最多时只有七八架。
飞机实在是太多了。麻烦也随之而来。
云南空管局很快发现，他们与航空公司、机场的信息共享出了问题。按照规定，航班如有时间、机型、机组等20项信息变更，航空公司需要发送电报供提取处理，但有一次，飞机已经推迟落地了，空管方面还没有收到变更电。
“空管的最大压力是停机位预警。”民航云南空管分局副局长雷贵生说道。机场里的停机位快满了，空管却没有接到通知，飞来的都是补班飞机，不好另换机场备降，反复请示后，终于让这些飞机停到空余滑行道上，不关发动机，只要一有停机位空出，就立刻补进。空管分局也和机场“发了脾气”：停机位只剩三成时，必须迅速通报！
偶尔，机场AOC也联系不上航空公司。下午1点，工作人员打电话给一个驻场航空公司柜台索要变更计划，对方接起来说：“我是旅客，柜台被我们占领了！”
东航云南公司副总经理马毅甚至去停机坪上找过自家飞机——登机前，旅客们突然发现飞机目的地与机票不符，而那架本该乘坐的飞机不知道去了哪里。
正常情况下，各家航空公司的登机口相对固定，然而1月4日无法维持这个传统——当天有120架飞机调整了登机口。
航班时间、机位、登机口调整信息，本应由机场AOC在后台更新后共享到航站区其他部门，然后通知到一线员工和乘客。然而，在龚强和陈晶印象中，从4日上午起，候机楼里的航班实时信息显示牌便不再更新了。
“这系统有个毛病，需要调度部门不断刷新，显示屏才会变，广播才会响。”长水机场AOC副部长杨劲毅说。然而1月4日这天，共有140多个航班在登机口都没有刷新记录。究其原因，有的是工作人员被围，有的是刷新慢、直接死机。一份机场现场工作组总结报告还指出，目前航班查询系统可能存在一些缺陷，如“航班取消之后，相应航班信息就消失了，而不是在相应航班信息后注明‘取消’”。
此外，因航空公司与机场就费用问题尚未谈拢，登机口只有离港登记系统，而没有航班信息查询系统，也没有安装内部电话，一线工作人员想要知道实时航班信息，唯一的办法是通过对讲机、或打手机向调度室查询。
设想一下，68个登机口的工作人员，全部向调度部门打电话查询状态。“对讲机很难插进去讲话；手机信号不好，AOC、调度室的电话很难打得通；现场工作人员的手机很快就没有电了……”上述工作报告这样描述当天的状态。
高科技的广播设备，在这种状况下也起了反作用。长水采用的是区域定向广播，音量柔和，通常只有一两个登机口能听到。这本是吸取巫家坝机场的经验——后者是全场广播，每条信息排队播放，有时航班登完机了，广播才开始响。